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業務の可視化と現場の知恵を共有する「仕事のプラットフォーム」

TEL025-531-1151

〒942-0036 新潟県上越市東中島1943-91

可能性をデザインせよ!

提供サービス 1.仕事のプラットフォーム作成

仕事のプラットフォーム(改善の土台)構築について

社員が期待通りに動いてくれない原因は、これです。

この原因に対して
「頑張ってくれ、期待している、しっかり頼む..」などの
精神論で鼓舞しても、期待する結果を出すことができません。

「何を・どうやったら良いか..」分かっていない事が最大の原因です。

図解:社員が期待通りに動かない理由

 組織として何が必要なのか!

必要なのは精神論ではなく具体的な対策です。

図解:社員が期待に応えてくれない構造と、その対策

組織としての対策は

●成果につながる標準化
 仕事を誰でも成果の出せる小さな単位で組立てる

●仕事を可視化して共有
 上流・下流工程から顧客の満足まで理解できる

●現場の知恵として伝承・積上げ
 現場での「気づき」や失敗・成功事例を蓄積し

●みんなで改善し続ける
 誰もが現場で気づき・考えて改善のアイデアを出し続ける


重要なことは!
 成果をあげるメカニズムを共有する

失敗しても成功しても理由が分からないと、成功確率を高めることはできません!
暗黙知 → 形式知 → 集合知 へ
メカニズムを共有することで、たくさんの観察眼と考える頭で改善をスピードアップすることができる

成功確率を高めるには..
 ・成果の出る手順
   仕事の標準を、結果の出るプロセスに改善し続ける
 ・上手くやる方法
   会社のノウハウを積上げる
この2つです。


仕事の性能を高める仕事の「仕組み」の創り方
図解:成果の出る「やり方」を社内から集める2つの方法

仕事の性能を高める方法として2つ提案しています。

1.仕事を標準化する 「考動知図(こう・どう・ち・ず)
  考動知図とは、仕事を標準化して可視化したマニュアル(設計図)です。
   ・みんな少しづつやり方が違う
   ・良い所を集めて会社の標準にする
  より高い成果のでるプロセスを組立てることができます。
  業務をビジュアル化することで、
  
みんなが「成果の出る手順」を共有することができます

2.仕事の知恵を組織知にする「考動知(こう・どう・ち)シート
  現場にはたくさんの「気づき・工夫」があります。
  誰か個人が気がついたこと、失敗から学んだことです。
  これを個人知にしておいては組織の財産に去りません。
  みんなで使える「組織知」として会社の財産にします。。

  組織として書き溜めて、会社の知的財産にします。
  みんなが「上手くやる方法」を共有することができます。

 図解・写真・動画を使い可視化します!


仕事を可視化・標準化する例
図解:仕事を可視化・標準化する例

仕事のプロセスを可視化・標準化する1例としての紹介です。
 1.業務構成図
   業務を理解していく入り口であり、業務のメニューです。

 2.業務プロセス図
   人・物・事・情報をもとに、何を・どうするかを追いかけます。
 3.作業手順書
   詳細な作業手順を上から下へと展開します。
 4.考動知(こう・どう・ち)シート
   現場で発見した知恵を書き溜めて共有・伝承します。
 

要するにマニュアルです。
業種や業務、目的や使い方によって様々な書き方を一緒に考えます。
業務の進め方などの雛形を提案します。



よく質問されることですが..
「〇〇業の事例はありますか?」と

守秘義務契約をしているので他社の事例をお見せできません。
ただ見たとしても、ほとんど参考になりません。

問題なのは..
書き方を真似して、効率的に作成したいということです!

はじめは、文書の作成を目指すのですが..
現場の担当者が、自分のやっている仕事を
 ・どんな手順でやっているか
 ・どのような方法でやっているか
を書き出すことで、「見つめ直す」体験をしてもらいます。

でも、ここが難しい。
普段やっていることなのだから簡単に書けそうですが、なかなか書けません。
簡単に書けないので、同業種の事例を参考にしたい。
効率的に書こうと言うことになります。

実は、綺麗に書くことの優先度は低いのです。
最も重要なことは、現場で考えて改定し続ける
 ・改善する力をつける
 ・みんなで頑張る文化を醸成する
ことです。

綺麗に書いて、「この通りに行動せよ!」とすると
現場を下にみて、ロボット化することになってしまいます。
これでは本末転倒です。


ノウハウのほとんどは普通のこと
図解:ノウハウのほとんどは普通のこと

現場の「知恵」やノウハウと言われるもののほとんどは
ごく普通の事柄です。
知っていれば、すぐできることです。

すぐにできることが、たくさんあることが重要です。
簡単だけど、体験して考えないとでてこないことです。

現場で気がついたことをどんどん出していただき、
みんなで協議していきたいと考えています。

現場の仕事のやり方を題材にして
 ・なぜ、これをやっているのか?
 ・なぜ、そのやり方なのか?
 ・他のやり方は無いのか?
 ..

最初は、ごく普通の思いつきレベルのことから始め
     その中から会社の仕事を変えるノウハウを創ります!



仕事のプラットフォーム(改善の土台)構築の進め方

導入の進め方「守秘義務契約・事前準備・協同作業・フォロー」?
1.守秘義務契約
  社内の情報を深く知ることになるので必須です。
  標準があればあわせます、無ければ用意します。

2.事前準備(導入企業様)
  ・仕事で使っている文書、資料等を集める
   商品パンフレット、チラシ、会社案内など..
  ・管理帳票等をコピーする(内容記入の状態)
   売上、仕入、出庫、納品、請求、集計表などの..
  ・ああしたい、こうしたいをメモを書く..★重要!
   目指していること、問題だと思っていること
   改善したいこと、目指す未来の状態などなど..


  このメモから難易度やボリュウムを判断させていただきます。
  メモをしながら、どうしたいのか考えてください。
  たくさんの質問をさせていただきます。


3.協同作業
  a.理念の確認
   ・理念の確認(理想や哲学の確認)
   ・理念を象徴するエピソードを集め文書にまとめます
   理念は、行動に出ます。
   具体的な行動で、理念を実現します。
 
  b.業務概要の作成
   ・全体を掴む資料の作成
     業務機能関連図(業務の全体の動き)
     業務構成図(業務の体系)
     業務プロセス図(構成図の項目単位に動きを可視化)
   業務の全体像を掴む・明らかにするために作成します。
 
  c.業務詳細の作成
   ・取材、検討を繰り返し詳細を作成
     作業手順書(作業の手順)
     考動知シート(注意点・知っておくべき知識)
    完全に全部を作成するのではなく
   大枠で掴んでから
   分かりやすくするために詳細の書き方をいろいろ試します。
   学びやすく、書き換えやすい方法を一緒に考えます。

   対象業務で作業期間が変動します。
   (業務の対象範囲、内容、規模、難易度)

4.継続的なフォローを行います
   業務機能関連図、業務プロセス図の改訂を支援する
   社内で改訂しにくいものを、継続して更新していく
   現場の「気づき・考え・工夫」をまとめる方法の力のアップ
   現場主導で、どんどん変えていく雰囲気づくりなど..
 































 
★お勧めしているのは
     会社の業務全体を一度にやるのではなく
     一部の業務から導入することから
       ・営業部門(お客様との接触から、関係を高め契約や購入に進める方法)
       ・コールセンター(クレームの対応方法)
     などから作成するとすぐに役に立ち結果が確認しやすくなります。




■協同作業のメンバーの選任と役割・権限委譲
メンバーの選任と権限委譲

●人数
 3〜5名程度
 簡単に連絡や日程調整ができる人数ということです。
 密に連絡を取り合い、作業の進捗を確認しあいます。

●素養
 会社の業務全体を理解する意欲のある人
 「考えていること・作業」を言葉で表現することの
 大切さを理解している人
 書く(アウトプット)は、難しいです。
 苦しいです。
 簡単に、チャチャっとできる方法を探すのではなく
 コツコツ積上げのできる人を選んでください。

●立場
 会社にとって:会社の将来を託せる人
 個人にとって:会社を引っ張っていく気概のある人

●権限
 会社の業務の細部まで具体的に調査・取材する
 権限を与えてください。
 (自由に社内を、動いて何でも聞いてまわれる権限のみ)
 現場取材には全面的な協力をするように
 全社員に指示してください。
 

この3つの作業を
有限会社テオリアの池田と
選任されたメンバー数人の
協同作業として行います。


現場にとことん入ります。
パートさんにも話を聞きます。
気持ちと行動は一致します。
そこをしっかり受け止めます。
実は、そこに
標準化のポイントがあったりします。



目指しているのは「考える社員が育つ仕組み創り」です。

そのために、
 ・意欲を持って
  やらされた作業では意欲を持てません。
  自分から「やりたい!」と思うことが必要です。

 ・考える材料があり
  社長は部下に「自分で考えろ!」と言う場合があります。
  でも、考えて意見を出せるだけの情報を与えているでしょうか?
  作業の手順だけ指示して「考えろ!」と言っても、期待する「考えた」アイデアは出てきません。
  考える材料とは、「誰が、何にために、何を、どのように、期待する結果は..」を教える必要があります。

 ・発表の場を与えられ
  自分で考えたことを発表する場が必要です。
  会議をしても上司に気を使って、発言できない風土の会社があります。
  何を言うかではなく、声の大きい人の意見が無条件に通っていく会社もあります。
  アルバイトでも派遣社員でも、新人でも、意見を自由に言えることが必要です。

 ・しっかり評価され、受け止める
  発言したことが、良い内容なら採用される文化が必要です必要です。
  そして、その内容で会社の仕事の「仕組み」を書き変えて行きます。
  より良いアイデアを出すと仕事の仕組みを変えていける!..その体験と文化が必要です。

  
知恵が出ないのではなく、知恵を出せない環境的要因がある..と考えています。


   「仕事のプラットフォーム」の役割




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