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こんな体験から 仕事のノウハウが会社に無い、だから提案できない

仕事の現場で得た「知恵」を書き溜めておく必要性を感じた体験


できる人に頼り切った仕事の仕方では会社にノウハウが積み上がらない

もう、かなり前のことです。
仕事の現場で得た「知恵」を書き溜めておく必要性を感じた体験です。

私のWEBサイトを見て、電話を下さった社長がいました。
要件は、早急に提案書を作成したいとの相談です。

ある大きな会社が店舗を拡大する計画があるので、
まとまった人数の人材を必要としている。
そこに人材を派遣する提案をしたいと言うことです。

競合他社の営業も行くだろうから、
分かりやすく魅力的な提案書を持って営業し受注したいという目論見です。

電話を下さった社長は、
それまで長く、その業界で事業を行ってきたので、
現場で活躍できる人材を育てて供給する自信があるとのことです。

ただ、問題は日程。
10年以上たった、今も覚えています。
木曜日の午後に電話が来て、
火曜日には、相手先の会社に持って行きたいとのことです。
時間がありません。

どうしようか悩んで、いろいろ探して
私のWEBサイトにたどり着いたそうです。

私も、何とかできないか?
と考えて電話で話しました。
話しながら提案に必要な内容を考えました。

必要なのは3つです。
1.会社情報
  会社自体を信頼してもらうためのものです。
   ・資本、組織
   ・社歴、実績 ..など..
  過去からの仕事の仕方、実績などを提案する仕事の信頼の裏付けに必要です。

2.業務ノウハウ
  業務の専門性と競合他社との違いを打ち出す部分です。
  派遣する社員に教えて戦力化する教材でもあります。
   ・現場で必要な基礎知識
   ・想定されるトラブルと対処法..など..
  他社より業務運営のノウハウがあることが提案書での差別化要因になります。

3.派遣の仕組み
  提案先への派遣の仕組みです。
   ・どんな基準で派遣する社員を雇っているか
   ・派遣前に、どのような教育訓練をしているか
   ・派遣後の配置転換、再教育の体制など..
  派遣した人材のトラブルなとの迅速な対応を明示します。

というような内容をお伝えしました。
まとまった人数の人材を派遣するビジネスなので、
競合他社も力を入れてくると考えられます。
業務ノウハウをベースにし、戦力として期待できる人材を
教育・訓練して派遣できる体制を準備しているという
提案をしたいと考えました。

電話をくれた社長の頭の中には、これまでの体験が詰まっているようです。
それを上手く表現できないので、「図解で何とかしたい!」と考え、
私に電話をしてきださったとのことです。

社長は、「頭の中にイメージはある!」と断言するのですが、
提案したい、契約したいという願望ばかりが前に出て、
具体的な事例などが出てきません。
「何か材料となる資料はまとまっていますか?」と尋ねますが..
それもほとんど無いようです。
会社案内程度の情報しか集められないようです。

ただ、電話で根気よく尋ねると、
いろいろ役に立つ事例が出てきます。
 ・問題にぶつかって解決した体験
 ・よりよくやる為に考えて試したアイデア
 ・小さな改善を積み上げた仕事のやり方
これらを、きちんとまとめれば競争力になる提案ができそうです。

ただ、時間がありません。
社長の頭の中にある体験を一つひとつ掘起して
競合他社との違いを打ち出すノウハウとして整理するには時間がかかりすぎます。

東京都内で会って話しながら
まとめて行こうかとも話したのですが..
あまりに時間がありません。

私の方も、「できます」と言って仕事として受ける以上は、
しっかりしたものを作成したいと考えています。

提案書を要求されているんだから、
 「欲しいものを文書にすれば良いじゃないか!」
 「プロなんだろう!」 
 「無くても、あるように作文すれば良いじゃないか!」
という意見もあります。

でも、何の種も無いことを、あるように提案書にすることはできません。
単なる作文では、もし提案が通ったあとで困ります。

私の仕事は、顧客の
 ・持っている知識や経験を整理し体系化してノウハウにすること
 ・競合他社との違いを魅力的に打ち出すこと
 ・裏付けとなる事実やデータをまとめること
 ・説明しにくいことを、分かりやすく表現すること
これらを図解を使って実現することと考えています。

ですので、無いものをあるようには書けません。
書いても、すぐにボロが出るからです。
あるものを魅力的にすること、分かりやすくすることが仕事です。

提案書を作成したら
 ・提案先で質問されることも想定します
 ・質問には、この資料をこう使って回答しましょうとか
 ・この事例を補足説明してなど..
提案成功へ、一歩踏み込みたいと考えています。

提案期日を延ばせないかと話したのですが、
提案先には、その交渉ができないとのことです。
たくさんの外注先の一つとして扱われていると想像できます。

結局、この電話での相談は..
「残念ですが..」で終わるしかありませんでした。

この体験から、私の仕事を実感しました。
こんな悩みを持った社長さんの応援なんだな!
と確認できた出来事でした

そして、こう感じました。
その会社の社長の頭の中にはたくさんの体験があるようです。
でも、問題なのは..
社長の頭の中にしか、仕事の「知恵」が無いことです。
または、優秀な片腕となっている幹部の頭の中にしかないことです。

頭の中にあるのですから、
問題に遭遇すれば頭から出てきます。
過去の体験から、効率的な解決策を導けます。
現場に入って、「あれを・こうして・こうやって」と
具体的な指示で問題を解決に導けます。

でも、これでは新人に事前に教えることはできません。
 ・つまずく前、
 ・問題が起こる前に、
 ・注意するポイントを
教えておくことができないのです。

だから、何か問題が発生しても社長や幹部がいないと対処できないのです。

社長や幹部の頭の中にある「仕事のノウハウ」が、
社員に教えられるようになっていると、
企画や提案にも応用していくことができます。

ハローワークから採用した普通の人に
仕事の現場の基礎知識を教えて戦力化しやすくなります。



良く言う「暗黙知の形式知化」です。

ただ、こんな言葉で表現すると中小企業では上手く行きません。
現場体験を書き溜めると考えると良いのです。
 ・失敗した体験
 ・上手く行ったこと
 ・改善アイデアを試した結果
 ・作業の手順
 ・知っておくと上手く行く接客方法
 ..
書き貯めていくと、だんだん整理されノウハウになってきます。



会社に
「知恵・ノウハウ」が積み上がらない理由があります。

誰もが、
 ・仕事に追われています..
 ・現場に戻らないと..
 ・早く○○を終わらせないと..
 ・もっと結果を出さないと..
とプレッシャーを感じています。

パソコンに向かっていると上司から
 ・パソコンに向かっている暇はない
 ・さっさと仕事をしろ
と言われます。

だから、机でパソコンに向かって考えている余裕がありません。

もともと、仕事の情報を言葉にして、
何らかの文書の形にして残すことは難しいのです。
 ・何を書こうか....
 ・どう書けば良いのか..
悩みます。
書こうと思っても先送りしがちなテーマです。
そして、こんなことをしている暇はない!
と書くのをあきらめます。

だから、書き溜めたモノが何も残らないのです。

書いたモノが残っていると..
それをもとに
 ・新人に仕事を教えることができます
 ・改善する土台にすることができます
 ・会社のノウハウとして他社と差別化することができます
と言うような使い方ができます。

書いたモノが無いと..
社長や幹部の頭の中にあるだけになってしまいます。

幹部の事故や病気、退職で無くなってしまいます。
社長がいないと仕事が回らなくなります。
とても危険なことだと思います、

優秀な人が入社してくれれば上手く行きますが、
普通の人では試行錯誤の期間が長引いてしまいます。
期待されたように成長してくれるかどうかも分かりません。

人材を育てる環境と
会社のノウハウの向上の環境が無いのは
もったいないと思います。

凄いことを書こうとすると書けません。
ちょっとした気づきを書く
失敗した時の因果関係や気持ちを書く
そんなことから書き出すと書けるようになります。

書き溜めたモノを整理すると、
分類ができてきます。
どう書いたら良いか、書き方が統一されてきます。

誰でもできる所からはじめることをお勧めしています。




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